Как выбрать мессенджер для бизнеса

Каким компаниям нужен мессенджер для бизнеса

Определите, какие опции нужны для работы

Выберите модель размещения: SaaS или on-premise

Учтите требования к безопасности

Проверьте возможность интеграции мессенджера с другими сервисами

Рассчитайте стоимость мессенджера

Оцените удобство мессенджера

Почему стоит выбрать мессенджер Time для бизнеса

Если в компании меньше 50 сотрудников, им обычно хватает Телеграма или Вотсапа: люди в них уже зарегистрированы и, чтобы начать общение, нужно только создать рабочий чат. Использовать мессенджер для бизнеса стоит, если компании нужно решить такие задачи:

• Наладить управление коммуникациями в компании. Когда все сотрудники общаются на одной площадке, легче найти специалиста из другого отдела и обсудить с ним общую задачу. Для разных проектов и подразделений можно создать отдельные каналы, группы и чаты и избежать путаницы.
• Быстро решать проблемы внутри команды и с клиентами. Например, в онлайн-образовании приходится много общаться с учениками. Медленная реакция на запрос может привести к потере клиента, поэтому нужно отвечать оперативно. В мессенджере сообщения приходят мгновенно — никому не придется часами ждать ответа по электронной почте.
• Повысить производительность. Мессенджеры помогают командам сосредоточиться на задачах. Если интегрировать в платформу сервисы для видеосвязи и совместной работы над документами, сотрудники будут меньше переключаться между программами и вкладками. 
• Развить корпоративную культуру. В мессенджерах можно устроить онлайн-мероприятия, если нет возможности встретиться с командой лично. Или выпустить кастомные эмодзи в стиле компании для общения с коллегами.

Корпоративные сервисы для общения различаются по функциональности, уровню безопасности и способу размещения в ИТ-инфраструктуре компании. Дальше — пошаговая инструкция, которая поможет выбрать подходящий мессенджер для бизнеса.

У каждой компании свои потребности, которые влияют на выбор мессенджера. В корпорациях отделы работают как самостоятельные бизнес-юниты со своими командами и целями — им подойдет мессенджер, где можно настроить несколько рабочих пространств. Небольшим же компаниям достаточно общих чатов, чтобы разделить коммуникации по разным проектам.

Вот какие возможности нужны бизнесу чаще всего:

• Групповые рабочие чаты. Они позволяют обсуждать задачи одновременно с несколькими коллегами. В мессенджерах для компании можно создавать личные и групповые беседы, открытые и закрытые каналы.

• Треды. Это ветки комментариев к сообщениям. С их помощью можно обсудить каждый вопрос отдельно, информация не затеряется в общей переписке.

• Чат-боты. Автоматизируют рутинные задачи: можно настроить уведомления о созвонах с коллегами, новых задачах в таск-трекере.

• Аудио- и видеозвонки. Это базовые функции, которые поддерживают практически все мессенджеры для бизнеса. Если в компании часто проводят онлайн-совещания или летучки, лучше выбирать сервис со встроенной системой видеоконференций.
• Управление задачами. Есть мессенджеры, в которых создавать задачу можно из диалога, а затем уведомлять ответственного сотрудника о промежуточных результатах или приближении дедлайна.
• Поиск по ключевым словам. Пригодится, когда нужно найти файл или чат. Например, в Time в поисковой строке можно написать имя пользователя, слово из сообщения, название канала или бота. Мессенджер предложит варианты, которые хранятся в памяти системы. 
• Командная работа над документами. Бизнес-мессенджеры можно интегрировать с приложениями для совместной работы. Тогда любой сотрудник сможет зайти в документ и отредактировать текст в режиме реального времени.

Прежде чем выбирать мессенджер, определитесь с потребностями своей компании. Например, если у вас работают сотрудники из разных стран, подойдет сервис, в котором сообщения мгновенно переводятся на иностранные языки, а техподдержка работает круглосуточно.

Бизнес-мессенджер можно разместить в облаке или на собственных серверах компании, то есть по модели on‑premise. Облачные решения, или SaaS, предоставляют доступ к платформе по подписке. С ней компании не придется устанавливать мессенджер на своих серверах: оборудование, лицензии и техподдержку предоставит провайдер. Это делает облачную модель более доступной для малого и среднего бизнеса.

On-premise-решение часто выбирают крупные организации. У них есть возможность самостоятельно обслуживать собственное оборудование, а также контролировать безопасность передачи информации и обновлять ПО.

Многие мессенджеры предлагают оба варианта размещения. Бывает, что возможности облачных и коробочных решений различаются — учитывайте это при выборе мессенджера.

В мессенджере хранятся данные о сотрудниках, партнерах, клиентах, планах компании, сделках и бюджетах. Корпоративная информация не должна попасть в чужие руки. Вот какие способы защиты данных используются в мессенджерах:

• Безопасная передача информации. Мессенджеры с шифрованием помогают избежать утечки информации. Благодаря методу end-to-end сообщения могут прочитать только отправитель и получатель — даже при перехвате информации она останется недоступной для третьих лиц.
• Анализ действий пользователя. DLP-система отслеживает, кто имеет доступ к перепискам и файлам. Если сотрудник попытается через мессенджер отправить клиенту документ с коммерческой тайной, DLP обнаружит в файле ключевые слова и заблокирует отправку.
• Управление доступом в мессенджер. Если у администратора на стороне организации есть возможность удалять профили из системы, он сможет, например, заблокировать уволенного менеджера, чтобы тот больше не мог следить за обсуждениями. 
• Идентификация пользователя. Самые безопасные способы проверки личности — двухфакторная и многофакторная аутентификация. В них используются два и более способов входа в мессенджер, чтобы защитить персональные данные. Например, при двухфакторной аутентификации пользователь при каждом входе в мессенджер получает код на телефон.

Защита информации особенно важна для компаний из государственного сектора и корпораций. Им подойдет только безопасный мессенджер, который входит в реестр российского программного обеспечения, а также имеет лицензию ФСТЭК на техническую защиту конфиденциальной информации и лицензию ФСБ на разработку и распространение безопасных информационных систем.

Определите, какие программы вы хотите интегрировать с мессенджером, чтобы он стал частью рабочей экосистемы. Это могут быть CRM-система, социальные сети, платформы для работы с документами.

Внедрить внешние сервисы проще, если в мессенджере есть готовые плагины. Например, в Time уже доступны интеграции с Контур Толк, Jitsi, BigBlueButton и Jira. Если их нет, нужно, чтобы у платформы был открытый API. С его помощью можно подключить необходимые сервисы к мессенджеру — в Time для этого предусмотрены пошаговые инструкции.

Цена внедрения мессенджера зависит от того, где вы будете его размещать — в облаке или на собственных серверах, — а также от доступных опций и количества сотрудников, которые будут пользоваться сервисом.

• При on-premise-размещении бизнес тратит деньги на оборудование, лицензии, настройку и внедрение сервиса в ИТ-инфраструктуру компании. Еще для обслуживания техники и ПО необходим штатный персонал.
• В SaaS нужно платить только за подписку, но учитывать дополнительные расходы, например на хранение данных. Уточните, сколько места на диске потребуется для каждого сотрудника — 10, 50 или 100 ГБ.

Еще стоит учесть, что малому бизнесу больше подходит ежемесячный или ежеквартальный платеж, чем разовый годовой. Такая возможность оплаты есть не во всех мессенджерах.

Интерфейс мессенджера. Он должен быть интуитивно понятным и простым в использовании. Проверьте, чтобы кнопки и рабочие чаты находились в одних и тех же местах на разных устройствах. Например, если в десктопной версии меню со списком диалогов располагается слева на экране, а кнопка настроек — в верхнем правом углу, в мобильной версии должно быть так же, иначе пользователи будут путаться.

Кроссплатформенность. Если в компании есть удаленные или выездные сотрудники, нужно, чтобы мессенджер работал и на компьютере, и на мобильном телефоне. Например, Time устанавливается на компьютеры с ОС Windows, macOS, Linux, а также на мобильные устройства на Android и iOS.

Техподдержка. Прочитайте отзывы действующих пользователей мессенджера о службе поддержки. Во многих приложениях она доступна в чате сервиса — это помогает решать вопросы быстрее, чем через письма на почту или звонки по телефону.

Time — российский мессенджер, который выдерживает одновременное подключение более 67 тысяч пользователей. Корпоративная информация в сервисе защищена от утечки, потому что Time успешно проходит регулярные пен-тесты.

Если компания впервые внедряет мессенджер для работы, можно запустить бесплатный пилотный проект на месяц. Это поможет оценить возможности Time и понять, подходит ли он вашей команде.