Восемь HR-процессов, которые автоматизирует Time

Рассказываем, как мессенджер ускорил наем, адаптацию и развитие сотрудников в Т-Банке

Главное об интеграции Time в HR-процессы

Мессенджер автоматизировал наем, улучшил коммуникацию с кандидатами и участниками реферальной программы, позволил организовать онбординг в одном окне.
Благодаря интеграции мессенджера с HR-системой руководители отслеживают заявки сотрудников на повышение и горизонтальный переход прямо в мессенджере.
Time упростил работу с документами и оформление командировок, помог организовать внутри Т-Банка сообщества по интересам.

В 2023–2024 годах количество клиентов Т-Банка выросло почти в два раза. Чтобы удержать качество обслуживания на прежнем уровне, за два года мы наняли 10 000 квалифицированных специалистов. Нагрузка на HR-департамент увеличилась: потребовалось больше ресурсов на наем, онбординг и развитие сотрудников.

Из-за выросшего потока кандидатов многие бизнес-процессы перестали работать либо их эффективность снизилась. Например, ухудшилось качество коммуникации с кандидатами: они стали дольше ждать ответов на отклики и приглашений на собеседования. Чтобы решить проблемы в HR-департаменте, мы оптимизировали процессы с помощью корпоративного мессенджера Time.

Наем: автоматизировали уведомления для рекрутеров и нанимающих менеджеров

В Т-Банке для найма используют HR-систему, которую мы интегрировали с мессенджером. Теперь рекрутерам и нанимающим менеджерам через бот в Time отправляются автоматические уведомления. Например, если соискатель проходит первичный отбор, рекрутер нажимает кнопку в HR-системе, и менеджеру приходит оповещение о том, что найден подходящий кандидат, — сразу со ссылками на резюме и портфолио. Если менеджеров несколько, уведомления получают все.

Перед каждым интервью нанимающему менеджеру приходит уведомление в Time — через него можно перейти в профиль претендента на должность и посмотреть отклики о нем и историю взаимодействия. После интервью появляется напоминание оставить отзыв, одобрить или отклонить кандидата.

Несмотря на рост воронки найма почти в два раза в 2023–2024 годах, конверсия в предложение о работе не изменилась. Благодаря Time рекрутеры экономят время — им не приходится вручную пересылать нанимающим менеджерам отзывы о кандидатах и ссылки на собеседования. Кандидаты же получают ответы на отклики в течение трех рабочих дней.

Реферальный рекрутинг: оптимизировали коммуникации с участниками программы

Мы ищем сотрудников в разных каналах, но самый конверсионный из них — реферальный. Действующие работники могут порекомендовать нам своих знакомых и получить бонусы, если те станут частью команды Т-Банка. С увеличением количества кандидатов возникла проблема: те, кто их рекомендовал, стали часто писать рекрутерам — узнавать, наняли их знакомого или нет.

Мы интегрировали с Time бота реферальной программы, чтобы сотрудник, который порекомендовал своего знакомого, получал уведомления автоматически. Они приходят в мессенджере каждый раз, когда статус кандидата в HR-системе меняется.

В итоге общение рекрутеров с участниками реферальной программы свелось к минимуму, хотя этим способом мы наняли 2 540 сотрудников за два года. Реферальная программа сократила затраты на наем, потому что рекрутеры начали экономить свое время.

Онбординг: выстроили техподдержку в одном окне

В первые рабочие дни у сотрудников бывают сложности с новыми инструментами. Например, нет доступа к базе знаний, не приходит СМС с кодом авторизации, не подходят логин и пароль для входа в почту или сервис видеозвонков. Чтобы упростить адаптацию, мы интегрировали с Time службу технической поддержки Т-Банка.

Сотрудник оставляет заявку в техподдержку через бота: сначала находит подходящую категорию, затем описывает проблему по заранее подготовленной форме и отправляет запрос. Когда техподдержка его решает, сотрудник получает уведомление в мессенджере.

Ротация — организовали горизонтальный переход сотрудников

Если сотрудник заинтересован в горизонтальном карьерном развитии — хочет сменить должность, команду или проект, — мы предлагаем ему программу ротации. В ней также используем интеграцию HR-системы с мессенджером Time.

При ротации сотрудник подает заявку через корпоративный портал Т-Банка и дальше идет по процессу, похожему на обычный наем, — общается с рекрутером и нанимающими менеджерами. Все они оставляют о кандидате отзывы и могут видеть их в сообщениях от бота в Time.

Документооборот: настроили оповещения о новых заявлениях, протоколах и положениях

В Т-Банке есть система электронного документооборота, где публикуют и подписывают документы. Чтобы сотрудники могли вовремя ознакомиться с приказами, заявлениями и соглашениями и подписать их, мы интегрировали систему электронного документооборота с Time через бота. Когда сотруднику приходит документ на ознакомление, он получает оповещение в мессенджере.

Командировки: организовали оформление документов

Сотрудники Т-Банка часто ездят на мероприятия в другие города. Для этого им нужно подать заявку на командировку, купить билеты на самолет или поезд, забронировать отель — каждый этап сопровождает тревел-менеджер. Чтобы сотрудник был в курсе, как продвигается оформление его документов, мы настроили в Time отдельного бота.

Бот отправляет уведомления о том, что происходит с заявкой: сначала сообщает, взята ли она в работу, а позже напоминает сотруднику к ней вернуться — например, чтобы подтвердить выбор номера в отеле. Когда все согласовано, бот отправляет документы в чат, чтобы они были у сотрудника под рукой во время поездки.

Рост и обучение сотрудников: автоматизировали подачу заявок на повышение и подбор курсов

Для карьерного развития сотрудников Т-Банка есть программа «Рост». В ней подают заявки на повышение и узнают, какие навыки и знания необходимы, чтобы перейти на более высокую позицию. Мы настроили интеграцию Роста с мессенджером через бота.

Сотрудник оставляет в Time заявку на повышение и отслеживает ее статус, руководитель согласовывает переход на более высокий грейд, а коллеги оставляют отзывы о претенденте на новую должность.

Также мы интегрировали мессенджер с системой обучения «Апгрейд». Через бота сотрудникам приходят оповещения об очных мероприятиях и онлайн-курсах, которые необходимо пройти для повышения квалификации.

Для сотрудников, которые хотят получить повышение, но пока не имеют для этого достаточных навыков, работает бот Грейди на основе искусственного интеллекта. Он рекомендует книги и ресурсы для саморазвития и подбирает обучающие программы из базы Т-Банка.

Корпоративная культура: создали профессиональные сообщества

Чтобы развивать корпоративную культуру в Т-Банке, в Time мы создали специальные каналы для общения — там публикуем анонсы мероприятий и рассказываем о жизни компании. Есть каналы профессиональных сообществ и клубов по интересам.

Чтобы помочь сотрудникам заводить новые знакомства внутри Т-Банка, мы создали бота, которого назвали Джарвис Джуниор. Раз в неделю он предлагает пообщаться с коллегой — встретиться онлайн или лично.

С помощью ботов в мессенджере Time можно автоматизировать рутинные процессы и настроить интеграции с корпоративными сервисами: кадровыми системами, техподдержкой, электронным документооборотом. Протестируйте возможности мессенджера — это бесплатно.